Účel

Primárním účelem je poskytnout klientům a návštěvníkům webu společnosti CFIG Real Estate a.s. (dále jen “Správce” a/nebo “Společnost”), kteří kontaktují nebo poptávají služby Správce nebo zprostředkování služeb společností třetích stran (dále jen “Zpracovatelů”) přes online kontaktní formulář, jednoduchý, přehledný a srozumitelný informační nástroj, v kterém se dozví:

• co znamená GDPR a zpracování osobních údajů,
• jaká práva mají klienti v souvislosti se zpracováním osobních údajů,
• jaké osobní údaje o klientech společnost získává a zpracovává,
• za jakými účely společnost osobní údaje zpracovává,
• jestli osobní údaje klientů společnost dále zpřístupňuje jiným subjektům,
• jak společnost zajišťuje ochranu zpracovávaných osobních údajů,
• kam a na koho se může klient obrátit v případě jakýchkoli pochybností o zpracovávání jeho osobních údajů.

Obecně k GDPR

Dne 25. května 2018 nabývá účinnosti nařízení o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, dnes již dobře známé pod zkratkou GDPR. GDPR poskytuje fyzickým osobám možnost účinně kontrolovat a chránit své vlastní osobní údaje. Správcům osobních údajů jsou tak ukládány mnohé povinnosti a fyzickým osobám jsou naopak posilovány jejich práva.

Co znamená zpracování osobních údajů?

Osobní údaje jsou veškeré informace o klientovi jako fyzické osobě na jejíchž základě ji lze identifikovat. Pro uvedení přikladu se jedná typicky o klientovo jméno, příjmení, rodné číslo, ale i telefonní číslo nebo fotografii z občanského průkazu a mnoho dalších. Samotné zpracování osobních údajů v sobě zahrnuje nejrůznější druhy systematické činnosti s osobními údaji. Společnost jakožto Správce a její Zpracovatelé tyto údaje uchovává, shromažďuje, ukládá na nosiče dat, používá, vyhodnocuje, třídí, likviduje apod. Všechny tyto činnosti s osobními klientskými údaji obnáší jejich zpracování.

Jaká má klient práva?

Klient má právo kdykoliv požadovat informace o tom, jaké osobní údaje o něm společnost zpracovává. K tomu je potřeba pouze vyplnění žádosti, která je ke stažení na  tomto odkazu. Vyplněnou žádost je potřeba zaslat na tuto e-mailovou adresu: osobniudaje@cfigrealestate.cz. Na žádost klienta je společnost povinna odpovědět bez zbytečného odkladu. V případech, kdy má klient jakoukoliv pochybnost o rozsahu nebo obsahu jeho zpracovávaných osobních údajů, má právo vyžádat si od společnosti vysvětlení. V případě zjištěných nedostatků může klient po společnosti požadovat bez zbytečného odkladu jejich opravu, doplnění nebo omezení zpracování. V případě, kdy má klient za to, že společnost zpracovává jeho osobní údaje v rozporu s legislativou nebo uděleným souhlasem, má nárok požadovat po společnosti vymazání jeho osobních údajů. V případech, kdy je potřeba ke zpracování klientových osobních údajů jeho souhlas, klient má právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Neudělení souhlasu nebo odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů není překážkou pro využívání služeb společnosti.

Jaké osobní údaje klientů společnost zpracovává?

V první řadě zpracovává klientovy základní osobní údaje, které zpravidla slouží k prvotnímu kontaktu s klientem, patří mezi ně:

• jméno,
• příjmení,
• telefon,
• e-mailová adresa.

Za účelem uzavření smlouvy s klientem však potřebuje společnost další údaje potřebné k identifikaci klienta, mezi ně patří:

• rodné číslo,
• adresa trvalého bydliště,
• doručovací adresa,
• adresa nemovitosti jakožto předmětu převodu v kupní smlouvě
• číslo bankovního účtu,

Při uzavírání smlouvy společnost zjišťuje rodné číslo svých klientů. Činí tak zejména pro splnění svých smluvních a zákonných povinností. Dle rodného čísla vyhledává další veřejně dostupné údaje o klientovi, například v insolvenčním rejstříku. Se souhlasem klienta společnost využívá jeho rodné číslo jako jednoznačný identifikátor ve vnitřních systémech společnosti. Jak již bylo zmíněno, společnost využívá také další zdroje osobních údajů klientů, které shromažďuje z veřejně přístupných rejstříků, evidencí a seznamů.

Společnost rovněž nahrává veškerou telefonickou komunikaci, a to v tom případě, že hovoří s klientem prostřednictvím pevné linky. Tuto telefonickou komunikaci uchovává za účelem plnění svých zákonných a smluvních povinností, jimiž je společnost vázána. Nahrávky mohou být také využity v případě soudního čí správního řízení.

Souhlas klienta, kdy je potřeba a kdy není?

Při uzavírání smlouvy a při jejím trvání musí společnost zpracovávat osobní údaje klienta zejména v souvislosti s plněním smlouvy, ale také pro soulad se svými zákonnými povinnostmi a ochranou svých oprávněných zájmů. Souhlas klienta se zpracováním osobních údajů tedy není potřeba, pokud:

• jsou vyžadovány na základě plnění smluvních povinností uzavřené s klientem, tento účel zahrnuje i předávání osobních údajů třetím osobám, které společnost využívá pro plnění smluvních povinností,
• společnost chrání své práva a právem chráněné oprávněné zájmy,
• společnost uchovává a archivuje údaje dle platné právní legislativy.

V jiných než výše uvedených případech, již potřebuje společnost ke zpracování osobních údajů klienta jeho souhlas, poskytnutí takovéhoto souhlasu závisí zcela na klientovu svobodném rozhodnutí, poskytnutý souhlas lze následně kdykoliv odvolat. Společnost vyžaduje souhlas zejména pro zpracování osobních údajů pro tyto případy, aby:

• společnost nabízela a poskytovala základní osobní údaje klientů (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailovou adresu) subjektům třetích stran, kteří vystupují jako zpracovatelé osobních údajů společnosti. Tyto subjekty jsou uvedeny na webových stránkách společnosti (https://www.cfigrealestate.cz). Aktuální seznam těchto třetích stran je dostupný v Souhlasu se zpracováním osobních údajů a zasíláním obchodních sdělení ZDE

Za jakými účely jsou zpracovávány osobní údaje?

Účely zpracování osobních údajů klientů jsou tyto:

• jednoznačná identifikace klienta v informačních systémech společnosti,
• ochrana práv poskytovatele a ostatních uživatelů služeb,
• zpracování poptávky nebo obecného dotazu, zaslaného prostřednictvím kontaktního formuláře

Jak společnost zajišťuje ochranu zpracovávaných osobních údajů?

Osobní údaje klientů společnost důsledně chrání. Ať již zpracovává společnost osobní údaje manuálně nebo prostřednictvím elektronických informačních systémů, využívá velmi přísné technické a procedurální postupy a kontroly. Veškeré osoby, jenž přicházejí s těmito osobními údaji v rámci svých pracovních nebo smluvních povinností ve vztahu ke společnosti do styku, prošly školením o všech svých povinnostech. Tyto osoby jsou zavázané důsledně dodržovat všechny zásady odpovědného nakládání s osobními údaji v souladu s GDPR a vnitřními předpisy společnosti, a také o všech údajích a skutečnostech týkajících se klientů dodržovat mlčenlivost.

Zpřístupňuje společnost osobní údaje jiným subjektům?

I bez souhlasu klienta je společnost oprávněna zpřístupňovat údaje jiným subjektům, a to:

• v rámci plnění svých povinností stanovených zvláštními právními předpisy,
• svým zpracovatelům, to znamená osobám, s nimiž má společnost uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů a které poskytují dostatečné technické a organizační garance zabezpečení ochrany poskytnutých údajů,
• dalším osobám, pokud to je nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů společnosti, to znamená soudům, exekutorům, dražebníkům, popřípadě orgánům činných v trestním řízení,
• osobám pověřeným ze strany společnosti k jejich plnění smluvních a zákonných povinností.

Na koho se může klient obrátit?

V případě jakýchkoliv dotazů, připomínek nebo stížností se může klient obrátit v první řádě přímo na Správce, a to buď:

• prostřednictvím e-mailové zprávy na adresu: osobniudaje@cfigrealestate.cz

nebo

• prostřednictvím telefonní linky na čísle: 464 602 088

Dále se klient může obrátit kdykoliv a s jakýmkoliv podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů. Ke stažení: Odvolání souhlasu se zpracováním OÚ

Zasílání obchodních sdělení